Integritetspolicy för Frii Advokatbyrå (2020:1)

Behandling av personuppgifter – information enligt Dataskyddsförordningen/GDPR

Frii Advokatbyrå AB (”Advokatbyrån”) är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som Advokatbyrån behandlar för klientuppdrag och övriga affärsmässiga kontakter. I denna Integritetspolicy finns information om Advokatbyråns personuppgiftsbehandling i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR) och övrig gällande lagstiftning om personuppgiftsbehandling.

Advokatbyrån värnar om den personliga integriteten och följer gällande regelverk om personuppgiftsbehandling.

1. Kategorier av personuppgifter

Advokatbyrån hämtar in personuppgifter i samband med uppdragsförfrågningar, vid genomförande av uppdrag samt för administration och fakturering av uppdrag. Advokatbyrån hämtar också in personuppgifter i samband med Advokatbyråns avtal med leverantörer, samarbetspartners och övriga affärsmässiga kontakter. Personuppgifter hämtas även in i samband med Advokatbyråns utskick (nyhetsbrev, inbjudningar och liknande) samt övriga affärsmässiga kontakter. Advokatbyrån hämtar också in personuppgifter vid intresseförfrågningar, rekrytering, praktik, inbjudningar och liknande.

Det finns inte någon skyldighet att lämna personuppgifter, men då kan Advokatbyrån inte acceptera uppdrag eller ingå avtal.

Personuppgifter samlas in direkt från berörda personer samt från motparter, motpartsombud, andra parter och personer som har relevans för uppdraget (till exempel vittnen, sakkunniga, anställda hos bolag som uppdraget rör) samt i kontakter med domstolar och myndigheter. I vissa fall är Advokatbyrån enligt lag skyldig att kontrollera lämnade uppgifter, till exempel enligt lagstiftningen för att förhindra penningtvätt och finansiering av terrorism. I sådana fall inhämtar Advokatbyrån information från offentliga register och andra relevanta källor. Detsamma gäller vid erforderlig jävskontroll i enlighet med Advokatsamfundets regelverk.

Kategorier av personuppgifter som hämtas in är kontakt- och identifieringsuppgifter (inklusive personnummer för fysiska personer och juridiska personers företrädare), uppgifter som är relevanta för uppdraget utifrån uppdragets karaktär, ekonomiska uppgifter (inklusive fakturerings- och betalningsinformation) samt de andra uppgifter som behövs för att utföra Advokatbyråns uppdrag, fullgöra lag- och avtalsförpliktelser, upprätthålla affärsmässiga kontakter samt tillvarata Advokatbyråns rätt.

Advokatbyrån kan komma att behöva behandla särskilda kategorier av personuppgifter inom ramen för sina uppdrag. Det kan röra sig om enstaka uppgifter om lagöverträdelser, ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening samt uppgifter om hälsa och sexualliv.

2. Ändamål med behandlingen och laglig grund

Advokatbyrån behandlar personuppgifter för att genomföra erforderliga jävs- och bakgrundskontroller, för att utföra, administrera och arkivera uppdrag och andra avtalsförpliktelser, för att tillvara Advokatbyråns och dess klienters intressen, för redovisnings- och faktureringsändamål, för affärsutveckling, analys av verksamheten, för utskick av nyhetsbrev, inbjudningar och liknande samt för att marknadsföra Advokatbyrån. Personuppgifter behandlas även för att upprätthålla kontakter med Advokatbyråns klienter, leverantörer, samarbetspartners och övriga affärsmässiga kontakter.

Laglig grund för Advokatbyråns personuppgiftsbehandling i samband med jävs- och penningtvättskontroller, bokföring, fakturering, arkivering och liknande är Advokatbyråns skyldighet att fullgöra sina rättsliga förpliktelser enligt till exempel bokföringslagen, penningtvättslagstiftningen och Advokatsamfundets regelverk.

För fysiska personer som är klienter är den lagliga grunden för personuppgiftsbehandlingen att fullgöra uppdragsavtalet med klienten. För klienter som är juridiska personer, är den lagliga grunden för personuppgiftsbehandling avseende företrädare för klienter, samarbetspartners, vittnen, sakkunniga, motparter (inklusive företrädare och ombud för motparter) och liknande huvudsakligen intresseavvägning. Detta eftersom behandlingen är nödvändig för att Advokatbyrån ska kunna fullgöra sina uppdrag.

Den lagliga grunden för Advokatbyråns avtalsrelationer med leverantörer och andra parter som är fysiska personer är fullgörande av avtal. När avtalsparterna är juridiska personer, är den lagliga grunden för personuppgiftsbehandling avseende företrädare för leverantörer och andra inblandade personer och parter intresseavvägning. Detta eftersom behandlingen är nödvändig för att Advokatbyrån ska kunna fullgöra sina avtalsförpliktelser respektive tillvarata sin rätt i sina avtalsrelationer samt i övrigt administrera och hantera sina avtalsförpliktelser.

Intresseavvägning är även grunden för Advokatbyråns behandling av uppgifter för att upprätthålla övriga affärsmässiga relationer, verksamhetsanalys, marknadsföring, intresseförfrågningar, nyhetsbrev, inbjudningar och liknande.

Om du har lämnat samtycke till att Advokatbyrån behandlar dina personuppgifter, behandlas uppgifterna även med stöd av samtycket för de ändamål som det avser.

3. Tillgång till personuppgifterna

Advokatbyrån upprätthåller erforderliga säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifterna och för att upprätthålla för Advokatbyråns verksamhet lagstadgade krav på sekretess och tystnadsplikt.

Personuppgifter lämnas därför endast ut till någon annan om (i) det har överenskommits med den som personuppgifterna avser, (ii) det är nödvändigt för att fullgöra Advokatbyråns uppdrag och tillvarata klientens rätt, (iii) det är nödvändigt för att Advokatbyrån ska fullgöra lagstadgad skyldighet, efterkomma myndighetsbeslut, Advokatsamfundets regelverk eller det annars är tillåtet enligt lag, (iv) för att tillvarata Advokatbyråns rätt eller uppfylla sina skyldigheter, eller (v) Advokatbyrån anlitar utomstående tjänsteleverantörer som utför uppdrag för Advokatbyråns räkning, till exempel inom IT, bank och försäkring, bokföring och redovisning samt andra erforderliga administrativa tjänster. Om dessa utomstående tjänsteleverantörer är personuppgiftsbiträden, föreligger erforderliga personuppgiftsbiträdesavtal.

Personuppgifterna behandlas som huvudregel endast inom EU/EES. Om personuppgifter behandlas utanför EU/EES görs det baserat på beslut från EU-kommissionen att det tredje landet har adekvat skyddsnivå eller om personuppgifterna skyddas av andra adekvata åtgärder.

4. Lagring

Advokatbyrån sparar inte personuppgifter längre än vad som är nödvändigt. I enlighet med Advokatsamfundets regelverk sparas ärenderelaterade uppgifter i tio år från uppdragets slutförande eller den längre tid som är påkallad av uppdragets eller klientrelationens natur. I enlighet med bokföringslagen sparas uppgifter hänförliga till bokföringen i sju år. Uppgifter för att marknadsföra, analysera verksamheten och upprätthålla affärsmässiga relationer sparas i upp till tre år efter den senaste kontakten. Personuppgifter gällande rekrytering, praktik och andra samarbeten sparas till dess att förfarandet är avslutat och upp till två år därefter, om inte uppgifterna behöver sparas längre tid eller det finns samtycke till det.

Om personuppgifter behandlas på grund av lämnat samtycke, kan du när som helst återkalla ditt samtycke genom att kontakta Advokatbyrån. Du har även rätt att begära att dina uppgifter inte behandlas för direktmarknadsföring. Du kan när som helst avanmäla dig från nyhetsbrev och liknande utskick. Då kommer dina uppgifter inte längre att behandlas för detta ändamål.

5. Cookies

Advokatbyrån är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter som samlas in via cookies när du besöker www.friiadvokat.se. De personuppgifter som kan komma att samlas in är till exempel din IP-adress, längden på ditt besök, antalet visningar, de val du gör på webbplatsen samt hur du hittade till webbplatsen.

Personuppgifterna behandlas för att analysera verksamheten och webbplatsens användarbarhet samt för statistik. Den lagliga grunden för behandlingen är intresseavvägning, eftersom Advokatbyrån har ett övervägande berättigat intresse att behandla personuppgifterna för dessa ändamål. Om du inte vill tillåta lagring av cookies på din dator, kan du ställa in detta på din dator.

6. Registrerades rättigheter

Du har med vissa lagstadgade undantag, varvid det främsta är den sekretess och tystnadsplikt som gäller för Advokatbyråns verksamhet, rätt att begära information om vilka personuppgifter Advokatbyrån behandlar om dig och hur de används. Du kan även begära rättelse av felaktiga uppgifter, radering av uppgifter och begränsningar i behandlingen av dina personuppgifter samt invända mot att dina personuppgifter behandlas. Under vissa förutsättningar kan du även begära att få dina personuppgifter överförda i elektroniskt format. Det finns dock begränsningar gällande dessa rättigheter, bland annat de som följer av lagstadgade krav på sekretess och tystnadsplikt för Advokatbyråns verksamhet, arkiveringsskyldighet enligt Advokatsamfundets regelverk och bevarandekrav enligt bokföringslagen.

7. Kontaktuppgifter

Personuppgiftsansvarig för Advokatbyråns behandling av personuppgifter är Frii Advokatbyrå AB, organisationsnummer 559263–8950, www.friiadvokat.se.

Om du har frågor, vill framställa klagomål eller utöva någon av dina rättigheter, kan du kontakta Advokatbyrån på asa@friiadvokat.se. Om du vill framställa klagomål med Advokatbyråns personuppgiftsbehandling kan du även vända dig till Datainspektionen, www.datainspektionen.se.

Företagsuppgifter

Frii Advokatbyrå AB
Org nr. 559263-8950
Godkänd för F-Skatt